Современный офис уже давно не привязан к помещению, которое арендует ваша компания, а культура делового общения онлайн теперь так же важна, как и живая встреча. Использование приложений для видеосвязи стало обычным делом. Но сохранять рабочий настрой и репутацию ценного сотрудника сложно, когда в соседней комнате носятся дети, собака просится гулять, а где-то на горизонте маячит диван. Наши специалисты подсказывают, как подготовиться к конф-коллу и продуктивно провести встречу.
Наведите порядок на столе. Оставьте только канцелярские принадлежности и материалы для работы. Никаких фантиков и глянцевых журналов!
Цифровой этикет: как не потерять лицо во время рабочих созвонов
Заранее предупредите членов семьи, что у вас рабочая встреча. Если вы подключайтесь из кафе или коворкинга — воспользуйтесь гарнитурой. Шум и хлопающие двери будут мешать.
Обратите внимание на фон за вашей спиной. Лучше всего сесть у однотонной стены. Зеленый фон всегда позволит наложить любой цифровой (в некоторых ПО для проведения видеовстреч есть возможность включить виртуальный фон). Посторонние предметы в кадре будут отвлекать коллег.
Продумайте освещение. Свет должен быть равномерный и рассеянный. На вас смотрят: тень или пересвет не дают считывать мимику говорящего.
Не надевайте одежду с мелким узором. Он будет рябить и утомлять глаза коллег. Здесь тоже самое, что и с фоном: выбирайте спокойные цвета.
Будьте пунктуальны: подключайтесь к конференции за несколько минут до ее начала. Возможно, вам понадобится дополнительное время, чтобы найти логин и пароль для подключения. Если понимаете, что опаздываете — заранее предупредите коллег и попросите перенести созвон. Либо найдите поблизости тихое кафе или парк и подключайтесь
к конференции оттуда.
Кратко представьтесь, если вы организатор встречи, и скажите несколько слов о каждом спикере. Если вы один из приглашенных, и ничего не знаете об остальных участниках — поищите информацию о них заранее. Краткий план разговора и визитки участников можно также разослать коллегам до созвона.
Получите разрешение участников на запись. Если вы хотите записать разговор, будет этично предупредить об этом коллег. Обычно никто не против, но на некоторых переговорах важно обезопасить информацию. Сейчас приложения автоматически оповещают участников о записи.
Ограничьте время проведения видеовстречи. Обычно мозг перестает усваивать информацию уже через 30 минут. Конечно, не всегда удается уложиться в такой короткий тайминг. Как минимум, можно четко спланировать ход разговора и не позволять участникам далеко уходить от темы.
Звук всегда держите выключенным. Включайте его только когда вы выступаете или участвуете в обсуждении. Посторонние звуки могут неожиданно появиться от ваших домочадцев или с улицы. Заранее поставьте на беззвучный режим телефон и мессенджеры. Если возникает срочная ситуация, выключите камеру и звук, решите проблему и возвращайтесь обратно.
Оставляйте паузу после собственной речи для того чтобы участники имели возможность ответить, и не перебивайте других. Тогда качество звука не будет ухудшаться и все друг друга услышат.
Сделайте выжимку из разговора и разошлите письмо с благодарностью в участии и итогами беседы всем спикерам и слушателям.
Тестируйте систему до начала сеанса (убедитесь, что все работает правильно до того, как это станет понятно во время встречи). Возможно, кто-то пользовался оборудованием до вас, оно может быть новым или плохо настроенным.
Подготовьте материалы заранее: как бумажные, так и цифровые. Например, презентацию можно скинуть в общий чат или отправить участникам до переговоров.
Организуйте тестовый звонок с кем-то из знакомых, чтобы проверить качество звука и связи.
Даже если что-то пошло не так — не переживайте. Извинитесь, отключитесь на время, смените локацию. Все мы люди: у каждого может не сработать техника или испортиться связь. Но подготовившись заранее, вы сэкономите и свое время, и чужое.